KAA Gent en FixForm houden de Ghelamco Arena in topconditie met behulp van medewerkers en 2000+ business klanten
Dankzij een partnership tussen KAA Gent en FixForm ligt de Ghelamco Arena er voortaan piekfijn bij. Medewerkers en business klanten kunnen via honderden QR-codes in het stadion doorgeven wanneer ze op een probleem botsen. KAA Gent is de eerste Belgische club die deze innovatie introduceert.
Een voetbalstadion is niet zomaar een gebouw. Met een klein team wordt een gigantische oppervlakte onderhouden. Zo telt de Ghelamco Arena meer dan 20.000 zitjes, meer dan 1000 deuren waarvan een groot deel branddeuren, tientallen sanitaire blokken en passages waar duizenden fans binnen- en buitengaan…
Die ruimtes onderhouden was jarenlang een logistieke puzzel, zeggen Dirk Piens, Directeur Infrastructuur & Wedstrijdorganisatie, en Christophe Dely, IT-verantwoordelijke. De uitdaging was niet enkel om de problemen op te lossen, maar vooral om ze op een efficiënte manier in kaart te brengen en op te volgen.
Maar de toekomst ziet er goed uit, want KAA Gent heeft nu de handen in elkaar geslagen met de Vlaamse scaleup FixForm om dit voortaan op een heel andere manier aan te pakken!
FixForm creëerde een platform waarop de communicatie over klusjes gestroomlijnd wordt. Zo kan het facility team makkelijker ingrijpen waar nodig. Wanneer in de eerste helft van de wedstrijd bijvoorbeeld een toilet stuk gaat, kan er beslist worden om dit snel te herstellen of om de fans om te leiden naar een ander toilet. Frustraties vermijden en goede communicatie staan hierbij centraal.
De medewerkers en business klanten zijn een cruciale schakel in dit proces: voortaan kunnen ze namelijk zelf gebreken doorgeven. Dat doen ze door een van de meer dan 400 QR-codes te scannen die in het stadion hangen. "Via ons laagdrempelig systeem kunnen ze foto's en een beknopte beschrijving doorsturen wanneer ze bijvoorbeeld een zitje zien dat stuk is of er een probleem in het sanitair opduikt”, zegt Thomas Vanhumbeeck, oprichter van FixForm.
Op een dashboard ziet het facility team meteen waar het probleem zit en kunnen ze bepalen hoe belangrijk het is om meteen actie te ondernemen. De medewerkers kunnen via een applicatie ook zelf berichten doorsturen wanneer ze aan het werk zijn. Vanhumbeeck: “Iedereen praat over smart buildings, maar veel mensen beseffen niet dat ze de beste sensoren al in huis hebben: de mensen die er rondlopen. Door met foto’s te werken zien medewerkers veel sneller wat het probleem is.”
Een positieve ervaring
Wanneer meerdere fans eenzelfde probleem melden, verschijnt de boodschap dat het facility team ermee bezig is. KAA Gent kan wie iets doorgeeft nadien ook een berichtje sturen om de persoon in kwestie te bedanken. Daardoor voelen fans zich niet alleen meer betrokken, maar wordt frustratie ook omgebogen in een positieve ervaring.
“Onze Ghelamco Arena wordt op wedstrijddagen het grootste café van Gent genoemd”, zegt Dirk Piens. “Daarom is het voor ons van cruciaal belang dat het stadion er altijd in zo goed mogelijke staat bijligt. Onze 2000+ business klanten zijn niet enkel aanwezig tijdens de thuiswedstrijden maar ze maken ook gebruik van onze infrastructuur gedurende de week, en daarom is de innovatie via Fixform zo belangrijk.”
Het nieuwe systeem wordt de komende dagen uitgerold. Tegelijkertijd verschijnt op de schermen in het stadion meer informatie over de QR-codes om fans te stimuleren het systeem te gebruiken. In een latere fase breidt het project ook uit naar de trainingsfaciliteiten en de kleedkamers, en kunnen ook externe onderhoudspartijen meldingen krijgen wanneer bepaalde zaken stukgaan.
Over FixForm
Het Vlaamse bedrijf FixForm werd in 2020 opgericht. Via een intelligent platform en een netwerk van QR-codes helpt de scaleup gebouwen veilig en schoon te houden.
